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关于自组团因公出国(境)校内申报材料规范性的说明
发布日期:2017-04-19浏览次数:字号:[ ]

校内各单位;

因北京市政府外事办公室因公出国(境)政策调整,致使我校多个因公出国(境)团组材料被退回,影响我校教职工出国(境)访问和参加学术会议。为确保我校教职工顺利办理因公出国(境)手续,现对校内申报材料做如下规范性说明。

 

一、有关校内OA系统报文至国际合作与交流处的规范

事由:有关某单位某人员赴某国做某事的请示

正文部分:抬头“国际合作与交流处”,内容须包含出访时间(含出发和抵达当日)、参加活动介绍、出访目的、经费来源,是否已上报本年度因公出访计划,并逐个标注附件内容。落款为单位名称及日期。标题部分字体请使用方正简标宋简体,字号为二号,正文部分字体请使用仿宋_GB2312,字号为三号。

原则上没有上报本年度因公出访计划的团组无法办理出访手续,如遇临时任务,须由出访团组自行在本单位或校内其他单位协调计划号,国际合作与交流处不负责协调团组临时出访计划号(计划号不可重复使用)。

 

附件部分:须按如下顺序命名各个文件,并在OA系统中以附件形式上传:

  1. 短期出国境申请表扫描件

    个人信息填写完整后,由单位负责人和人事处负责人签字盖章后扫描。

  2. 外文邀请信扫描件

    邀请信需包含出访的详细内容,并由邀请方职位对等的负责人签名,如参加学术会议,须附上会议举办方提供的外文会议议程。

    出访几处则需提交几份邀请信,邀请信单位和数量须与出访日程上体现的访问单位和数量一致。

  3. 邀请信中文翻译件

    须如实翻译外文版本内容。

  4. 中文日程安排扫描件

    日程安排须包含出发当日至抵达当日每日日程,且与邀请信时间吻合。

    参加学术会议团组须结合会议议程详细写明每日上下午具体安排,且与参会团组任务相关,能体现出参会团组每日参会的必要性;因公出访团组须详细写明每日上下午具体安排,且与出访团组任务相关,不得出现交调研、考察、参观等模糊字眼。

    每次出访不得超过三个国家和地区(含经停国家和地区,不入境的除外),出访时限(包括出发和抵达当日)一国不超过5日,两国不超过8日,三国不超过10日;赴拉美、非洲航班衔接不便国家的团组,一国不超过6日,两国不超过9日。参加学术会议的团组,如邀请方提供的外文会议议程与上述时限不同,出访时限可按照外文会议议程做适当调整。上述天数均为最高限量,不得曲解为必须用满。

    实质性任务时间须满足团组出访总时间的三分之二(以每半天为一个单位进行计算),往返交通及城际交通时间不算做实质性任务时间。

    出访日程须由团长签字。

  5. 邀请单位介绍

  6. 出访预算表

    出访预算应参照因公临时出国经费管理办法中规定的各国标准执行。

 

二、上报校内公文方式

上报方式以OA系统为准,原则上不再接收纸质版公文。进入OA系统,参照公文模板中“内部平行请示文单”模板拟文,公文拟好后点击发送,选择发起者主管部门领导,领导批示后转至国际合作与交流处相关人员报送:

  • 日韩地区报送至周春洁

  • 美洲、大洋洲地区报送至王娜娜

  • 欧洲地区报送至钱羽

  • 其余地区报送至刘楠茜。

 

三、受理时限

各流程内容及预估时限:

  1. 报校内文(约5个工作日);

  2. 校内公示(自收齐公示材料后,约5个工作日);

  3. 准备任务批件材料:其中备案表(李书记每周四签发一次,需1-5个工作日不等)、财务处办理的预算审批意见表(需1-2个工作日)、人事处开具的在职证明(需1-2个工作日);备案表、预算审批表和在职证明可同时办理;

  4. 上述及其他报送任务批件材料准备完整后,上报北京市政府外事办公室办理因公出访任务批件(送件时间须距出访日期至少14个工作日,否则外办不予受理);

  5. 准备签证材料,因出访国家数目以及出访国家签证办理时间各不相同,各使馆签发签证所需时间为5-14个工作日不等,部分美洲、非洲国家签证需提前20-30个工作日开始申请。

以上时限仅供参考,实际办理过程中会因遇特殊情况导致时间延后。为确保顺利办理各个流程手续,请各单位于出访前至少两个月报文至国际合作与交流处。

 

四、校内公文批示后各手续办理

校内公文经校领导批复后,具体经办人员可参考国际合作与交流处网站因公出访栏目有关要求,至国际合作与交流处因公出访办公室(综合楼B座808室 )叶老师、王老师处办理后期手续。

 

注:校内公文经校领导批示后上报北京市政府外事办公室,最终由北京市政府外事办公室审核是否批准出访任务。

 

参考样例:

参考1:整套公文样本

参考2:学术会议日程-合格样本一

参考3:学术会议日程-合格样本二

参考4:出访团组日程-合格样本

参考5:出访预算样本

 

以上样例仅供参考,在办理过程中北京市政府外事办公室会根据需要随时要求申请人补交相关材料及说明。


校内报文咨询电话:82303040 (日韩、亚洲其他、非洲、欧洲)

                 82303472 (美洲、大洋洲)

请各经办人OA报文前,先电话联系交流办公室相关人员确认出访材料及信息。

 

国际合作与交流处

2017年4月19日

关于自组团因公出国(境)校内申报材料规范性的说明.docx

参考1:整套公文样本.pdf

参考2:学术会议日程-合格样本一.pdf

参考3:学术会议日程-合格样本二.pdf

参考4:出访团组日程-合格样本.pdf

参考5:出访预算样本.docx




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