1.会议性质：一般性学术会议，不涉及政治敏感问题。

2.提交时间：主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告交国际合作与交流处。

3.会议审批：由国际合作与交流处主管领导审签后，报主管校长审批；再由国际合作与交流处报教育部国际合作与交流司和北京市外事办公室审批。

4.会议审批时间：自受理后，3个月答复。

5.会前提交资料：国际会议申请表（中文），申请内容包括：举办国际会议的必要性，主办单位和协办单位名称，会议议题和主要内容，举办会议时间、地点和日程，拟参会人员范围、总数和名单，会议经费，预算表，有关组织背景材料。

6.会后补交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）、会议文集以及会议期间形成的一些重要资料。

7.将会议简介报国际合作与交流处备案。

8.有关国际会议的重要资料，由国际合作与交流处整理、立卷，并交学校档案馆保存。